¿Qué podemos hacer para evitar que los plazos se nos echen encima? ¿Cómo lograr que la calidad de nuestro trabajo sea óptima? La clave para una excelente organización empresarial está en la planificación y en la revisión semanal. Son estos aspectos los que hacen posible revaluar nuestra carga real de trabajo, conocer con exactitud la situación de todos nuestros compromisos. En IBMH te contamos en qué consiste la revisión semanal y cómo ponerla en práctica.
La importancia de la revisión semanal para un mayor control
Muchas veces empleados y directivos solemos cometer el error de querer abarcar más tareas de las que en verdad podemos llegar a controlar. Suele ocurrir también que nos empeñamos en marcarnos plazos de ejecución poco realistas. ¿El resultado? Los objetivos no se cumplen y aparece la frustración. A lo que se le une una sensación frecuente de desbordamiento y estrés al ver que nos es imposible llegar a todo.
¿Cómo podemos evitar esto? Con algo tan sencillo como la planificación. Pero no una planificación que abarque solo los trabajos del día o todos los del mes. Sino un calendario que ponga sobre la mesa lo que hay para esta semana, qué se debe abordar primero y qué tiempo necesita cada tarea.
Estas revisiones semanales son necesarias para cualquier empresa. Nos dan un mayor control a corto plazo sobre lo que tenemos que hacer. A su vez, nos permite analizar los errores de la semana anterior con el fin de evitarlos en la siguiente.
Organiza tus tareas de forma eficiente
¿Cómo organizar las tareas semanales de forma eficiente? Veámoslo en detalle:
- Empezamos la semana analizando todos los asuntos pendientes que tenemos en la agenda desde una perspectiva global. La idea es saber identificar con exactitud los que son urgentes y los que no. Cuáles son importantes o inmediatos y cuáles pueden esperar al final de la semana.
- A la hora de asumir un nuevo compromiso en cualquier momento de la semana, tendremos que hacernos varias preguntas. ¿Es realmente tan urgente? ¿De verdad me puedo ocupar ahora de ello? Será así que podamos volver a la revisión semanal y decidir si ese nuevo compromiso se incluye en la agenda de esta semana o de la próxima.
- Por otro lado, la asertividad nos ayudará a decir NO cuando sea necesario y de la manera adecuada. Sin sentir culpabilidad alguna por ello.
- Por último, reservaremos algo de tiempo hacia el final de la semana para poner orden en la listas de trabajos pendientes. De esta forma conseguiremos tener un volumen de trabajo realista y manejable.
Las ventajas de la revisión semanal a la hora de organizar el trabajo
Analicemos a continuación las principales ventajas de llevar a cabo una revisión semanal de las tareas de la empresa.
- Gracias a la revisión de carácter semanal, podemos detectar rápidamente el trabajo no está bajo control. Una situación muy fácil de reconocer, ya que se caracteriza por detalles como que muchos de los proyectos pendientes llevan semanas parados o sin apenas moverse.
- Al tener una correcta organización empresarial la sensación de pérdida de control así como la ansiedad y el estrés que de ello se derivan, desaparecen.
- Otra ventaja a tener en cuenta es que nos permite tomar consciencia de qué plazos vamos a poder cumplir y cuáles se han de renegociar con antelación suficiente.
Como conclusión podemos decir que es importante tener una visión completa, global y actualizada de todas las tareas. Solo así, se podrá conseguir la mejor organización empresarial posible.
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