¿Trabajas de manera eficaz? ¿Priorizas en lo urgente o en lo importante? Hoy, desde IBMH, queremos ayudarte a planificar y priorizar eficazmente tus proyectos y tareas diarias. Porque priorizar es uno de los principios básicos a la hora de administrar el tiempo. Una gestión eficaz del tiempo conlleva su optimización lo cual se traduce inmediatamente en una mejoría de la productividad. ¿Te apuntas? ¡Toma nota!
Algunos consejos para planificar y priorizar eficazmente tus proyectos y tareas diarias
- Es ideal tener una organización oficial con carácter semanal en la que incluyas todas las tareas o proyectos que quieres llevar a cabo. Ni diario ni mensual, pues lo diario te puede presionar y lo mensual te puede relajar. Realizar una buena planificación de tu organización semanal no te llevará más de 20 o 30 minutos y te ayudará a ser muchísimo más productivo. De no hacerlo así, lo más probable es que termines gestionando tu día a día por crisis.
- En el marco de tu planificación semanal, una vez que comiences a organizar tu agenda de trabajo diario, es fundamental que nunca planifiques tus actividades o tareas por hacer, usando más del 75% del tiempo disponible cada día. Ten en cuenta que siempre surgen contratiempos o tareas imprevistas. Deberás disponer de un porcentaje de ese tiempo para poder solventarlas.
- Di ‘NO’ a las distracciones. La gente desorganizada e indisciplinada, que no tiene un claro sentido de sus prioridades, se distrae prácticamente con cualquier cosa que se le atraviese. Esto finalmente lleva a no cumplir plazos y a descuidar los proyectos importantes.
- Por ello, lo más importante debe ser SIEMPRE lo primero que debes ejecutar cada día. Debe ser a lo que más horas le tienes que dedicar para tratar de cumplimentarlo lo antes posible. Las cosas que más importan nunca deben estar a la merced de las cosas que menos importan. Eso sí, debes tener en cuenta que ‘importante’ y ‘urgente’ no es lo mismo.
Diferencias entre tareas importantes y tareas urgentes
Para planificar y priorizar eficazmente tus proyectos y tareas diarias en tu negocio de herrajes, lo primero que debes hacer es diferenciar entre lo importante y lo urgente:
- Las tareas importantes son aquellas que nos hacen llegar a nuestros objetivos. Son en realidad las cosas que nos hacen ser más productivos. Además, son todas aquellas tareas que tienen consecuencias en caso de no hacerse o retrasarse. Son las que SÍ o SÍ tienen que hacerse con la mayor brevedad posible si realmente lo que quieres es lograr tus metas.
- Las tareas urgentes, por el contrario, son las que podríamos clasificar como apremiantes, absorbentes, que nos presionan y que demandan atención inmediata. Son las cosas que “parecen” tener que hacerse de inmediato, aunque muy probablemente NO sean importantes.
Aprovecha el método de la caja de Eisenhower para ordenar tus tareas y aprovechar mejor tu día
Con todo lo anterior, queda claro que, para mejorar la productividad, debes disponer de una clasificación clara de las cosas que haces cada día. Esto es fundamental para planificar y priorizar eficazmente tus proyectos y tareas diarias. Para ello, puedes basarte en la estrategia de la caja de Eisenhower. Una herramienta de toma de decisiones simple que elimina las tareas repetidas y decide entre lo importante y lo urgente para que aproveches al máximo tu día. Este método separa las acciones en cuatro posibilidades:
A) COSAS IMPORTANTES Y URGENTES (HACER):
Problemas reales o crisis, que tienen consecuencias graves en caso de no hacerse o retrasarse.
B) COSAS IMPORTANTES NO URGENTES (PROGRAMAR):
La prevención no es urgente, pero es importante. Aquí entra de lleno la planificación semanal.
C) COSAS NO IMPORTANTES PERO URGENTES (DELEGAR):
Parece que requiere nuestra atención inmediata ya que son asuntos que nos presionan y apremian muchísimo. Habitualmente son preocupaciones de otras personas. Algunos ejemplos son las reuniones no productivas o mal preparadas, gestión inadecuada del Correo Electrónico, llamadas de clientes con problemas, etc…
D) COSAS NO URGENTES Y NO IMPORTANTES (ELIMINAR):
Cosas imprevistas que se presentan durante el día, tales como interrupciones para temas que pueden esperar, contestar nuevos correos electrónicos que no son urgentes, llamadas telefónicas que pueden hacerse más tarde, reuniones inesperadas, revisar el Whatsapp, etc…
Precisamente, como dijo Eisenhower: “Lo que es importante casi nunca es urgente y lo que es urgente casi nunca es importante”. Así que ahora que ya sabes cómo planificar y priorizar eficazmente tus proyectos y tareas diarias, solo queda ponerlo en práctica.
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