¿Sabías que el momento ideal para llevar a cabo la planificación de la agenda diaria muchas veces es en la última hora del día anterior? Y es que es hacia el final del día cuando disponemos de un momento de tranquilidad ideal para definir la prioridad y el orden del día siguiente. Otras veces también funciona hacerlo a primera hora de la mañana. Antes de empezar la jornada de trabajo, solo tienes que dedicar de 10 a 15 minutos. Elige el momento de mayor tranquilidad para poder organizar todo sin distracciones.¿Quieres saber cuál es una de las claves para mejorar el uso de tu tiempo y conseguir una buena planificación? Sigue leyendo…
Dividir las tareas clave para una buena planificación
Sí, eso es la famosa estrategia de «divide y vencerás». Aquí también funcionará, desglosando de forma conceptual y estructurada cada tarea compleja. Con ello buscamos reducir la tarea en hitos más pequeños y fáciles de realizar.
Dividir tareas no solo nos sirve para mejorar el uso del tiempo en la empresa. Dividiendo los trabajos de más peso en tareas más manejables nos ayudará a conocer con mayor exactitud cuánto tiempo nos llevará ejecutar un determinado proyecto.
La división de tareas puede hacerse partiendo un objetivo en varias tareas grandes. Y estas a su vez en tareas más concretas. Llegando así al final a un conjunto de actividades realizables, manejables, objetivas y, sobre todo, cuantificables. Para lograrlo has de…
- Planificar los proyectos. A nivel de proyectos, el dividir tareas complejas en tareas más simples puede ayudarnos a planificar con un grado de exactitud mayor el número de actividades. Así como el tiempo de desarrollo y la duración del proyecto en sí.
- Planificar los objetivos. Los objetivos profesionales son por regla general abstractos y no cuantificables. Al dividirlos en tareas sencillas sabremos con exactitud qué pasos debemos cubrir para cumplir con dichos objetivos. Es un paso básico para mejorar el uso de tu tiempo en tu empresa de herrajes.
Las ventajas de dividir el trabajo en tareas más pequeñas
A priori, dividir un proyecto te puede parecer que es añadir más trabajo al trabajo que ya hay. Pero la verdad es que, cuando hay tareas grandes o proyectos de varios días o incluso semanas, es algo absolutamente necesario. Y esta técnica, sin duda también le aportará muchos beneficios a tu empresa de herrajes.
Primer paso para mejorar el uso de tu tiempo
Cuando estamos frente a una tarea larga, pesada o confusa, es decir, tan grande que te intimida, es normal sentirse abrumados. Como también lo es querer dejarlo para otro día. Si embargo, cuando divides esa tarea en partes más pequeñas, tendrás menos sensación de agobio.
Mayor control ante desajustes e imprevistos
En una planificación siempre hay imprevistos y desajustes que te obligan al reajustarte. El tener el trabajo principal dividido en piezas te da más libertad. Y también más capacidad de reacción a la hora de reajustar tus planes ante cualquier imprevisto.
Favorece el progreso y la motivación
Dividir el trabajo en tareas tiene además un componente psicológico importante. Es mucho más sencillo acometer tareas pequeñas una a una que enfrentarnos a una de varias horas. El ir completando cada mini tarea por separado, nos permite tener una mayor sensación de progreso que cuando encaramos el trabajo completo. Vemos lo que hemos terminado y esos avances son los que nos animan a terminar lo que nos falta. Todos trabajamos mejor con metas sencillas y manejables.
Como conclusión, podemos decir que la forma correcta de trabajar para mejorar el uso de tu tiempo sería organizar proyectos y objetivos semanales dividiéndolos en tareas u objetivos más pequeños. Y a su vez dividir posibles tareas complejas en tareas más simples mono gestión dándole a cada una su prioridad.
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