Gestionar tareas y proyectos adecuadamente en nuestro día a día, teniendo en cuenta que suelen ser muchas las tareas y los proyectos los que tenemos que llevar a cabo, no siempre es algo fácil. ¿Por qué? Pues porque, muchas veces, dichos proyectos y tareas no está bien planteados de inicio. Nuestra labor es lograr que todo nuestro trabajo nos acerque a la consecución de los objetivos marcados por nuestra compañia, y la mayoría de las ocaciones, muchas de esas metas ni siquiera se han definido previamente. ¿Quieres aprender a ser más productivo? ¡Sigue leyendo!
Cómo gestionar tareas en el día a día (y hacerlo de forma eficaz)
El error más habitual es creer que lo importante es hacer cuantas más tareas diarias mejor. Sin embargo, la realidad nos muestra que la clave es saber elegir qué hacer y qué no hacer en cada momento. Parece algo complejo pero en el fondo no lo es tanto. Empezaremos por…
- Convertir todos nuestros planes en tareas planificadas que nos acerquen a nuestro objetivo.
- Detectar posibles tareas inútiles o poco relevantes para darnos cuenta de lo que realmente necesitamos hacer para avanzar.
- Calcular los recursos necesarios y disponibles. Ten en cuenta que el tiempo es tu recurso principal y debes gestionarlo de la mejor forma posible.
Una tarea bien definida debe contener una acción y un resultado esperado
Vayamos un paso más allá en esto de gestionar tareas de forma inteligente para llegar a ser más productivos en nuestro trabajo. Una tarea ha de estar formada por una acción y también por un resultado.
- Una acción. Las tareas bien redactadas están definidas por un verbo. Es decir, se debe enunciar la tarea como una acción. Por ejemplo: ‘llamar y solicitar precios’.
- Un resultado esperado. Las tareas tienen un objetivo claro. Por ejemplo, ‘buscar el herraje que tenga esta calidad y que cueste menos de X precio’. Si no se indica claramente el resultado esperado se corre el riesgo de crear tareas que no conducen a nada.
La efectividad real depende de lo cualitativo
Estarás de acuerdo que a la hora de planificar y gestionar las tareas en tu empresa el aspecto cuantitativo tiene mucha importancia. No obstante, más relevante aún es lo cualitativo y, sin embargo, muchas veces cae en el olvido. La efectividad real depende más de lo cualitativo que de cualquier otra cosa, hasta tal punto que la realización de actividades sin sentido supone una falsa efectividad.
A muchos trabajadores les cuesta interiorizar y entender este concepto. Y es que nos han enseñado que solo tiene cabida la productividad, es decir, la cantidad de cosas que se hace cada día. El paradigma de la efectividad viene a decir que no hay que limitarse a lo cuantitativo sino incorporar también lo cualitativo.
En el trabajo diario hay más cosas para hacer que tiempo para hacerlas. Por ello, es necesario decidir qué se va hacer y qué no en cada momento. Esta decisión aporta tanto o más valor al trabajo diario que el simple hecho de hacer las cosas. Con razón dicen que en una empresa lo fácil es hacer y lo difícil es elegir qué hacer en cada momento para lograr la eficacia óptima con los recursos disponibles.
Gestiona las tareas basándote en tus objetivos
Muchas veces la calidad de las elecciones está condicionada por la información que disponemos. Si se tiene claro el propósito, las metas y objetivos, elegir bien qué hacer en cada momento es muy fácil, de lo contrario, se tendrá la sensación de no saber por dónde empezar o qué hacer.
Entonces, ¿cómo gestionar bien las tareas y el tiempo que se tiene para cada una de ellas? En IBMH llevamos años trabajando en la eficiencia, es por ello que al inicio de cada día siempre hacemos esto:
- Pensar
- Optimizar
- Planificar
- Actuar
Por último, hay que tener en cuenta que una persona realmente efectiva es la que dedica la atención y el tiempo suficiente a definir correctamente su trabajo sin caer en la trampa de las urgencias. La gran mayoría de esas supuestas emergencias pueden esperar perfectamente.
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