¿Te has parado a pensar cuántas veces revisas tu email al día? Quizás no sepas exactamente el número de veces que visitas tu bandeja de entrada a lo largo de la jornada, pero sí que sabes que son muchas las ocasiones que dejas de prestar atención a tu trabajo para atender un correo que acabas de recibir. ¿Cómo afecta estas pequeñas interrupciones a tu productividad? Ya sabes que en IBMH apostamos por el trabajo bien hecho y por la máxima calidad, es por ello que ya hace tiempo que decidimos gestionar el email correctamente para mejorar nuestra productividad. ¡Te lo contamos!
Los malos usos del correo electrónico que interfieren en tu ritmo de trabajo
Hace tan solo un par de décadas, el email llegó como reemplazo electrónico de las comunicaciones escritas en papel. En ese momento esta innovación fue algo realmente increíble. Un avance tecnológico fascinante que prometía cambiar y mejorar para siempre nuestras comunicaciones, logrando que las empresas y las personas fuesen mucho más productivas.
Sin embargo, la realidad en la que ha derivado es bien distinta, hasta el punto de que el email, si no se usa como es debido, puede llegar a ser una gran barrera a la productividad en las organizaciones.
¿Sabías que una de las causas principales de la baja productividad en las organizaciones empresariales es el mal uso que se hace del email? Para aprender a gestionar el email primero hay que analizar cuáles son esos malos usos que se le da en las empresas:
- Son muchas las personas que tienen activadas las notificaciones automáticas del email en tiempo real. De tal manera que cada vez que llega un nuevo mensaje, permiten que la notificación correspondiente perturbe su concentración.
- En la mayoría de los casos se abandona lo que se está haciendo para ir a ver qué es lo nuevo que ha llegado, o aún peor, se deja todo para trabajar en el email recibido.
- Usar el correo electrónico como sustituto de una llamada telefónica o de una reunión ya sea presencial o virtual.
- Poner en copia a personas sin necesidad. Utilizar «asuntos» insuficientemente claros (o incluso dejar el «asunto» en blanco). No pensar qué se quiere decir ni estructurar el mensaje antes de escribirlo. Son otras de las prácticas erróneasque se hacen con el email.
Estos comportamientos que acabamos de describir son justo lo contrario de lo que se recomienda para gestionar el email correctamente y lograr aumentar la productividad.
Recomendaciones de IBMH para lograr gestionar el email correctamente
En IBMH estamos convencidos de que el email es una herramienta que, bien utilizada, puede llegar a ser muy útil. En nuestra empresa solo usamos el email para comunicarnos con determinados colaboradores externos. Tratamos de resolver el resto de las cuestiones personalmente o por llamada telefónica. Ahora bien, cuando usamos el correo electrónico, tratamos de gestionarlo bien para ser eficientes y no perder el tiempo.
¿Qué podemos hacer entonces para gestionar el email y que no haga mella en nuestra productividad? Muy sencillo, la clave está en optimizar el correo electrónico y para ello…
Desactiva todas las notificaciones del email
Acude a él únicamente en horarios fijados previamente cada día. Para ello, designa tiempos específicos durante el día para la revisión del email. Son los momentos de la jornada en los que explícitamente te vas a dedicar a revisar y responder los emails.
Cuando contactes con alguien por escrito…
Trata siempre de dar por anticipado las respuestas a todas las posibles preguntas posteriores que te puedan hacer. Además, indica claramente los objetivos específicos de tu comunicación. La idea es reunir toda la información desde el inicio, pues así evitamos comunicaciones posteriores innecesarias y que además nos hacen perder muchísimo tiempo.
Además, debes tener presente que las relaciones personales son esenciales para los buenos negocios. Siempre que sea posible, apuesta por el trato personal y humano, sobre todo para resolver temas conflictivos que por email es más complicado.
Envía emails con objetivos específicos
Para gestionar el email correctamente, se deben enviar mensajes con objetivos claros que no necesiten tus respuestas constantemente. Porque si un correo va y viene más de 4 veces, significa que se está perdiendo más tiempo del necesario. En estos casos sería ideal que descuelgues el teléfono, llamar, tener una conversación y aclarar todo directamente de manera eficaz. Seguro que será mucho más rápido. Así que, nuestro consejo es que la próxima vez que envíes un correo resaltes y especifiques cuál es tu objetivo. Intenta dar todas las indicaciones necesarias para que quien lo reciba tenga toda la información necesaria. ¡Evita dejar la conversación abierta!
En IBMH ponemos todo nuestro empeño en cuidar cada aspecto de nuestro negocio, utilizando toda la tecnología a nuestro alcance, para lograr la máxima productividad y así ofrecer un excelente servicio. Si tú también tienes estas metas en tu empresa de herrajes, y buscas aumentar la rentabilidad de tu negocio no dudes en contactar con nosotros hoy mismo, estaremos encantados de poder ayudarte.
