En IBMH utilizamos todos nuestros recursos y herramientas para lograr con eficacia los objetivos marcados. Cuando hablamos de recursos nos referimos desde la newsletter hasta las tecnologías más novedosas pasando por las reuniones de empresa. He aquí el tema que precisamente nos ocupa hoy, el de darte a conocer la mejor forma de gestionar eficazmente las reuniones en la empresa de igual manera que hacemos nosotros mismos en nuestra compañía. ¡Empezamos!
Claves para gestionar bien las reuniones en la empresa herrajes
Las reuniones son un recurso productivo potencialmente muy útil. Pero para que así sea se deben seguir una serie de normas. ¿Sabías que si las reuniones de empresa no se gestionan bien acabarán por perjudicar a la productividad?
Del mismo modo que dejamos de usar el email convencional hace años, en IBMH hace mucho que dejamos de reunirnos de la forma que bien podemos llamar tradicional. En su lugar, hemos desarrollado una metodología propia para la gestión efectiva de dichas reuniones. Gracias a ella, las reuniones en IBMH son un recurso productivo muy útil, en lugar de una pérdida de tiempo.
Veamos primero de todo los cuatro motivos principales por los que para nosotros sí tendría sentido llevar a cabo una reunión:
- Compartir o recabar información que no hayamos sido capaces de hacer por medios escritos. Normalmente debido a su complejidad o diversidad de matices.
- Explorar opciones, diferentes puntos de vista o ideas, que puedan aportarse los unos a los otros. Aunque se trate de temas concretos de un único departamento. Muchas veces la visión de una persona ajena a nuestro sector, nos puede dar una perspectiva diferente o una idea perfecta de cómo deberíamos afrontar o corregir un determinado problema.
- Tomar decisiones de manera colectiva en temas importantes que tengan una especial relevancia para la marcha de la compañía.
- Facilitar y potenciar el contacto humano entre las personas que forman la empresa. La idea es que el día a día no se base únicamente en el trabajo delante del ordenador. El contacto humano es sin duda alguna algo muy importante y que no se debería perder en ninguna empresa.
Las reuniones en la empresa no deben durar más de 30 minutos
En IBMH hemos logrado llevar a cabo reuniones diarias muy efectivas que tienen una duración máxima de 30 minutos. Hacer que tus reuniones no duren más de media hora, es posible, ¡inténtalo!
En nuestra empresa organizamos cada mañana una reunión general en la que participan todos los miembros de la compañía. Cada persona debe tener muy bien definido los temas que quiere comentar. Teniendo en cuenta que sólo se deben tratar los asuntos que por cualquier motivo no hemos sido capaces de resolver mediante la gestión de las tareas internas.
Todas las reuniones deben estar siempre preparadas con anticipación. Debemos disponer de un guión con todos los temas a tratar. Es ideal que todas las partes dispongan de esta información previamente. Así todo irá más organizado y podremos acabar la reunión con mayor rapidez, mejorando con ello nuestra productividad diaria.
Pautas a seguir para lograr que las reuniones en la empresa sean productivas
Además de lo dicho en el punto anterior, vamos a ver tres pautas que serán de gran utilidad para conseguir que las reuniones en la empresa sean lo más productivas posible:
- Puntualidad. Todos debemos tener en cuenta que hay que llegar siempre a tiempo a las reuniones, incluso unos minutos antes de la hora programada. Nosotros mismos llegamos con 5 minutos de antelación. Con ello se consigue empezar siempre a la hora prevista, sin que se tenga que esperar a nadie. Evitamos además pérdidas de tiempo que alargarían la duración de la reunión de una forma innecesaria.
- Conversaciones para aclarar dudas. Por otro lado, cuando estamos trabajando en un determinado tema hay veces que surge algo que nos requiere interactuar con otra persona de otro departamento. En lugar de empezar otra conversación o perturbar la concentración y la organización de la otra persona, lo que tratamos de hacer es anotarlo todo para poder aclarar las dudas juntas en la reunión general del siguiente día. Así conseguimos ser realmente mucho más productivos en nuestro trabajo diario.
- Intentar resolver cuestiones internamente. Nunca llevamos temas a la reunión general que antes no hayamos tratado de resolver internamente dentro de nuestro propio departamento. Antes de comentar un determinado tema en nuestra reunión general, cada miembro del equipo de IBMH ha debido comentar el tema en cuestión dentro de su propio departamento. La idea es buscarle una solución si es posible. Si finalmente no se ha conseguido resolver el problema, se anotará para exponerlo en la próxima reunión y así poder preguntar al resto de los equipos de la empresa.
¿Qué te ha parecido este sistema con el que trabajamos para organizar nuestras reuniones diarias? Si quieres saber más acerca de IBMH o buscas ayuda para alguno de tus proyectos de importación de herrajes para muebles y construcción, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
