Importar desde China puede ser arriesgado, sobre todo para una empresa de nueva creación que no posea gran capital para invertir y, por tanto, decida renunciar a pagar a un agente in situ. Sin embargo, hay estrategias que permiten gestionar el proceso de importaciones desde Asia sin moverse de Europa y, al mismo tiempo, reducir al mínimo el riesgo de fraude o malentendidos.

En este artículo abordaré el error más común cometido por los importadores principiantes y cómo evitarlo. ¿De qué se trata? El error más común es precipitarse, elegir un proveedor chino y poner en marcha la producción sin saber su capacidad real; es decir antes de asegurarte de que dicho proveedor podrá producir un producto que cumpla con las especificaciones (material, tamaño, peso, color, funcionalidad, etc.) y las normas de certificación (un producto que no cumpla con las normas de certificación europeas no puede importarse legalmente) que te interesen.

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Corregir este error no es difícil. En lugar de elegir a un único proveedor y rezar para que sea el más adecuado, puedes seleccionar a distintos proveedores (entre diez y veinte, por ejemplo) y llevar adelante la negociación de compra en paralelo hasta que tengas información suficiente como para elegir, entre los seleccionados, al proveedor ideal para producir tu mercancía. Estas son las tres razones principales por las que sugerimos que sigas esta estrategia:

Negociar el precio de la mercancía, producirla y probar las muestras es un proceso que puede durar meses. Si pasado ese tiempo descubres que el proveedor que has elegido no tiene la capacidad de producción requerida, te verás obligado a elegir entre dos opciones: cambiar tus expectativas y adquirir un producto por debajo del estándar o reiniciar el proceso de selección y perder meses de trabajo.

Si por el contrario has tratado con varios proveedores al mismo tiempo, puedes permitirte el lujo de descartar a aquellos que no puedan fabricar el producto con las características requeridas (no siempre es fácil averiguarlo pronto, pues los agentes comerciales tienden a ser demasiado “optimistas”, a veces incluso de buena fe) y seguir negociando con aquellos que tengan la capacidad de producción adecuada.

Los proveedores chinos tienen la costumbre de aumentar el precio de la mercancía en el último momento, por lo general dando excusas tales como un aumento en el precio del transporte de la materia prima o un nuevo impuesto del gobierno central de Beijing. ¡Lo mejor es que esta táctica casi siempre tiene éxito!

La razón está clara. Si durante meses has negociado la compra con un solo proveedor, cuando llega el momento de dar inicio a la producción no tienes más remedio que aceptar un aumento de precios que acabará con la mayor parte de tu margen de beneficios, o iniciar negociaciones con un nuevo proveedor, retrasando así la compra varios meses y haciendo enfadar a tus clientes europeos. Aparte de los dos casos ya mostrados (proveedores que no poseen la capacidad de producción requerida y proveedores ingratos cuyo objetivo es apropiarse de tu margen de beneficios), hay muchas otras razones por las que descartar a un proveedor: exigen una cantidad mínima de pedido exorbitante, pretenden que pidas al menos diez containers a la vez, son estafadores que intentan que realices el pago a una cuenta bancaria de una sociedad offshore (ojo, Hong Kong se considera tan off-shore como las Islas Vírgenes, a menos que la sociedad no sea una filial de la empresa china), agentes comerciales que desaparecen de la noche a la mañana por un padre enfermo en Sichuan o el fracaso de la empresa, etcétera.

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Llegados a este punto, entenderás cómo una lista inicial de quince a veinte proveedores potenciales puede reducirse fácilmente a dos o tres candidatos antes de tomar la decisión final. En otras palabras, sólo el tiempo dirá qué proveedor es el más adecuado para ti. Es por eso que recomendamos partir de una lista de al menos diez proveedores (aunque es preferible que sean el doble).

Proceso de selección

Primera selección (15-20 proveedores)  

El primer paso es seleccionar a 15-20 proveedores partiendo de la información básica ofrecida en portales de comercio B2B (business to business), como Alibaba.com. Durante esta primera fase de selección es importante saber si el proveedor está especializado en el producto que deseas importar (si no, es mejor olvidarlo), si se trata de un proveedor “Gold” (es decir, si el personal de Alibaba ha verificado la información de su perfil), si la empresa que pertenece al proveedor tiene capital suficiente en caso de reembolso y si el proveedor cuenta con la certificación adecuada para tu propósito. Saber manejar la información presente en los portales B2B merece un artículo aparte. Si te interesa el tema, puedes echar un vistazo a esta guía para importar desde China con Alibaba.com.

Segunda selección de proveedores

Ha llegado el momento de ponerse en contacto con los proveedores seleccionados en la primera fase. Cuando vayas a comunicarte con un proveedor chino para obtener presupuesto, es importante enviar una lista completa de las especificaciones del producto que deseas comprar. Mientras preparas la solicitud, hazte las siguientes preguntas:

-¿Cuáles son las características físicas y la funcionalidad del producto que tengo intención de adquirir?

-¿Qué cantidad de producto quiero pedir?

– ¿Me interesa un producto personalizado (aunque sea sólo a nivel de marca o color) o me conformo con los productos estándar que ofrece el proveedor?

 Cuanto más clara y rica en detalles sea tu solicitud, más posibilidades tendrás de evitar malentendidos y obtener un presupuesto para el producto que tienes intención de pedir (en lugar de ser ignorado o recibir un presupuesto para un producto elegido al azar por un agente comercial que no ha entendido tu solicitud). Cuando recibas el presupuesto y hayas descartado a los proveedores demasiado caros y a los que pretenden que compres una cantidad de productos demasiado alta, llega el momento de pedir muestras del producto. Te sugiero que pidas muestras de al menos tres proveedores diferentes.

Como ya he explicado, la idea es tener un proveedor de “reserva” en caso de que tu primera elección no cumpla tus requisitos. Al pedir las muestras, es esencial especificar que el producto final que tienes intención de pedir tendrá exactamente las mismas características que las muestras. Sé que parece obvio, pero si vives en China es probable que esté sonriendo al leer esto, pues lo que parece o no parece obvio es relativo.

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Elección final del proveedor

Tras recibir las muestras del producto, tendrás que evaluarlas. ¿Cumple con todas las especificaciones que solicitaste? ¿Presenta defectos? ¿Cumple la función para la que está destinado? La evaluación de las muestras es un paso crucial, ya que si recibes un set de porcelana hecho pedazos o un secador de pelo que escupe sólo aire frío, no esperes nada mejor si adquieres toda la mercancía. Tras evaluar las muestras del producto es momento de elegir al proveedor con el que firmar el acuerdo de venta.  Acuerdo de venta… ¿Qué? Sí, si pensabas fiarte de la palabra de un proveedor chino es hora de que pongas los pies en la tierra. ¡Si quieres sobrevivir a tu primer container necesitas, como mínimo, un contrato!

Bio autor: Furio es un políglota agramatical, escritor wannabe, empresario online y futbolista fallido que vivió en China desde más de dos años. En su tiempo libre trata de no tomarse las cosas demasiado en serio y se encarga de Sapore di Cina, un portal dedicado al País del Medio y a sus contradicciones.